Flash identifica aumento expressivo em pedidos de reembolso com violações de políticas. Saiba o que pode e não pode ao prestar contas de gastos corporativos.
Uma pesquisa revela que o valor médio do reembolso corporativo dos funcionários foi de R$ 121,61 por despesa, em média R$ 2 mil por mês, no primeiro semestre. Porém, ao solicitar a restituição dos valores, muitos indivíduos acabaram prejudicados: houve um aumento de 78% no volume de solicitações com violações às políticas de reembolso das empresas.
É essencial que as empresas estejam atentas à importância do ressarcimento correto aos colaboradores, garantindo transparência e agilidade nos processos de reembolso. Dessa forma, é possível evitar prejuízos e manter a confiança dos funcionários no sistema de reembolso.
Problemas com Reembolso e Políticas de Gastos
Em termos financeiros, isso implica em R$ 400 mensais em recursos não reembolsáveis por colaborador. Se as falhas persistem mensalmente, ao término de um ano, o prejuízo pode chegar a R$ 4.800. O levantamento foi conduzido pela Flash, sistema de controle de jornada de trabalho, comparando informações do primeiro semestre de 2024 com o ano anterior, com base em três milhões de despesas registradas por funcionários de empresas de diversos tamanhos. As infrações mais comuns são: despesas atrasadas considerando o prazo para prestação de contas estabelecido pela empresa (54,57%); valores que ultrapassam o estipulado pela política da empresa (18,89%); possibilidade de duplicação do pedido de reembolso (16,40%); e falta de comprovante de despesa (4,90%).
Muitas vezes, o profissional guarda os recibos e acaba esquecendo. Se a política de prazos da empresa for rígida, o reembolso pode ser recusado. Mesmo em empresas com políticas mais flexíveis, isso pode acarretar problemas para a equipe financeira devido a custos adicionais. A falta de comprovantes também pode ser um problema significativo se a documentação não estiver disponível para verificação, destaca Aldo Caterina, diretor-geral da unidade de negócios de gestão de despesas na Flash.
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Impactos do Atraso no Reembolso
Os problemas na prestação de contas podem ter consequências diretas e negativas. O atraso no reembolso pode resultar em prejuízos financeiros, uma vez que o colaborador pode ter que arcar com despesas do próprio bolso. Luiz Carlos Andrade de Souza, advogado e membro do CORHALE – Comitê RH de Apoio Legislativo – órgão consultivo da ABRH-SP, explica que toda empresa que estabelece uma política de reembolso deve disponibilizar as regras de forma formal, como por meio de seu site.
Regras e Consequências das Políticas de Reembolso
O texto deve explicitar as implicações do não cumprimento das regras, que podem variar desde uma advertência até a não restituição dos itens que o funcionário sabia que não poderia consumir e mesmo assim incluiu no formulário de reembolso. ‘As políticas proíbem o reembolso de bebidas alcoólicas, cigarros, assinatura de filmes pornográficos, etc. Nesse cenário, quem fez o gasto assume os valores que não eram permitidos. Portanto, a pessoa deve obedecer ao que está estabelecido na política da empresa. Em caso de reincidência, pode até ocorrer o desligamento’, esclarece.
Quanto aos valores permitidos, o advogado e membro do CORHALE explica que na política de reembolso esses limites podem ser determinados por uma pesquisa de mercado e até mesmo pela Convenção ou Acordo Coletivo da categoria profissional. Caterina, da Flash, acrescenta que no caso de despesas feitas com o cartão corporativo, se o valor ultrapassar o limite estabelecido pela política interna, algumas empresas podem solicitar o ressarcimento do valor excedente ou até mesmo descontá-lo da folha de pagamento. No entanto, há ainda outras situações envolvendo gastos que são mais graves e consideradas fraudes, conforme explica o executivo da plataforma: Despesas falsas, que consistem em apresentar recibos ou faturas para despesas que nunca ocorreram.
Fonte: @ Valor Invest Globo
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